Audit de surveillance Qualiopi : Comment le préparer sereinement ?

Pourquoi cet audit est-il crucial ?

Contrairement à l'audit initial où tout est nouveau, l'audit de surveillance vise à vérifier que le Référentiel National Qualité (RNQ) est bien appliqué dans la durée. Il ne s'agit plus seulement de dire ce que vous faites, mais de prouver que vous le faites depuis l'obtention de votre certificat. Sauf demande spécifique de votre part, cet audit de surveillance est réalisé à distance.

Vérifiez vos anciennes non-conformités

C'est la première chose que l'auditeur regardera. Si vous aviez eu des non-conformités (mineures ou majeures) lors de l'audit initial, assurez-vous que les actions correctives mises en place sont toujours effectives et tracées. Attention, une non-conformité mineure de l’audit précédent non levée à l’audit de suivi sera requalifiée en non-conformité majeure !

💡 Point de vigilance L'auditeur va échantillonner vos dossiers clients sur la période écoulée depuis le dernier audit. Les exigences doivent être respectées sur l’ensemble des formations concernées par les catégories d’actions certifiées.

La Veille : L'oubliée du processus

Les indicateurs 23, 24 et 25 concernent la veille (légale, pédagogique, technologique...). Souvent, l'élan retombe après la certification initiale.

• Pouvez-vous démontrer que vous avez continué à exploiter vos sources d'information ?
• Avez-vous des preuves que cette veille a été exploitée pour améliorer vos formations, le cas échéant, et qu’elle a été diffusée aux intervenants concernés, si nécessaire ?

Utilisation du logo et affichage du certificat

C'est un classique des non-conformités et il s’agit de non-conformités majeures qui doivent être levées sous 30 jours seulement !

L’usage du logo Qualiopi doit respecter la charte d’usage officielle, c’est-à-dire qu’il doit être graphiquement conforme et utilisé à bon escient.

Si vous avez un site internet, il doit permettre à tout visiteur de visualiser ou de télécharger votre certificat en cours de validité. En l’absence de site internet, le public doit être informe de la possibilité de recevoir une copie de ce certificat avant de s’engager.

L'amélioration continue est au cœur de Qualiopi

A l’audit initial, les indicateurs 1 et 11 ont validé que vous aviez identifié des indicateurs de performance et conçu un processus d’évaluation pour chacune de vos formations.

A l’audit de suivi, les indicateurs 1, 11, 31 et 32 devront permettre à l’auditeur de s’assurer que les évaluations ont été menées et analysées, pour communiquer sur vos résultats, traiter les points critiques et améliorer vos prestations, le cas échant.